【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その４】現地作業スタッフの心意気と生産性向上

貸し会議室運営において、コストがかかる要因として、前回は、お客様とのコミュニケーション方法に関するお話をしました。


今回は、現地作業スタッフの心意気と生産性向上についてです。



貸し会議室の運営について、現地作業は非常に重要です。現地作業をしっかりとやらないと、会議室が汚れたり、消耗品の補充が間に合わなかったり、備品の故障等に気付かず、お客様に迷惑をかけることとなります。

しかし、現地作業は大変です。色々な事件が起こります。トイレ掃除等もしなければなりません。決して皆さんが進んでやりたいと思えない仕事もあったりします。


そこで、我々がやっているのが、以下３点です。


①清掃員ではなく現地管理者としての意識付け

同業者では、現地作業スタッフを「清掃員」として募集しているケースが多くあるようです。しかし、清掃は、あくまで現地でやらなければいけないことのごく一部であり、他にも重要な仕事がたくさんあります。


そこで、我々は「現地管理責任者」として、現地作業スタッフを集めています。その上で、現地管理責任者向けの研修を用意し、現地を管理しています。


当然、そのような募集の仕方ですから、一般的な「清掃員」よりも、単価は高くなります。それでも、現地管理責任者　として、現地で活躍してもらっています。


「なぜ安い！？というタイトルと相反するではないか！！」と思われるかもしれませんが、現地をしっかりと管理した方が、結果的に稼働率が上がりますし、以下③で記載する効率化があるため、コストが下がるのです。


「現地管理者という名前を付けているだけじゃないか！」という意見も出そうですが、全然違います。そもそも清掃員がやらないようなこととして、例えばWifi機器の設定・動作確認、備品の修理、運営手順の見直し提案等、様々です。


それに加え、各会議室の管理状況を、定期的に全体管理責任者が定量評価・ランキング付けし、それのフィードバックも行ったりもしています。

現地をただ「清掃しよう」と思うのと「お客様に満足いただけるように管理しよう」とでは、非常に大きな差が出ると思っています。


②お客様からの声を共有する仕組み

会議室の運営を依頼される際によく言われるのが、「清掃だけお願いします」という依頼のされかたです。


そのような依頼については、最近は全てお断りしております。なぜなら、①にも通じるところですが、「清掃だけ」やっても、お客様に満足いただけないことが多いと思っているからです。


我々では、週１回、必ずお客様からの口コミを全社員で共有するようにしています。特に「悪い」口コミを気にするようにしています。悪い口コミの中には、改善のヒントがたくさん眠っており、それらに愚直に向き合うことにより、お客様の満足度を上げられるチャンスがあると思っているからです。


また、お客様からの口コミの中でアクションが必要なものは、全て管理表にて共有され、現地管理責任者はそれらを必ず見た上で対応します。例えば、「Wifiの速度が遅かった」という指摘があった場合、「Wifiの設定がおかしいのではないか」などを現地管理責任者が徹底的に調査し、改善対応します。普通の清掃員では、そんなことまでできない（というかやらない）と思います。


お客様の声を聞かせることにより、お客様からの感謝の声等も見えてきますので、現地管理責任者のモチベーション向上にもつながり、良いこと尽くめです。（その仕組みを作るのが大変なのですが・・・）



③ボリューム戦略による効率化

我々の現地管理責任者は、非常に前向きにやってくれる方が多いですが、その分、単価も高いです。


その単価でも、安い料金で提供できるようにするために、我々は「ボリューム戦略」を取っています。


会議室の現地対応は、清掃等も含めて、１回あたり３０分～２時間程度かかるのですが、１会議室だけやっていると、交通費等のコストも嵩みますし、現地管理責任者の移動時間等もかかってきます。


そのため、我々は、できるだけ会議室を近くに出し、１人が複数拠点を回れるように、採用計画を調整しています。セブンイレブンみたいですね。笑


１人が効率的に近くにある会議室をたくさん回ることにより、非常に好条件の仕事となり、それが評判となり、数多くの応募をいただけるようになっています。






現地管理は非常に重要で、我々も日々力を入れていますので、つい長くなってしまいました。（汗）


その他にも、現場管理責任者の生産性をできるだけ上げるための、様々な仕組み作りをしています。また機会があったらご紹介しますね。