【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その６】運営コストの徹底削減

「なんでそんなに安く提供できるの？」


という声、まだよく受けます。（ありがとうございます！）


その大きな理由の一つが「運営コストの徹底削減」です。


そんなの分かっているよ、と言われそうですが、、、おそらくふれあい貸し会議室ほど、徹底的に運営コスト削減している業者は、他にはあまりないのではないかと思っています。


どう運営コストを削減しているか、については、さすがに企業秘密のところもあるのですが、一部ご紹介しますね。


１．運営手順を全てマニュアル化

ふれあい貸し会議室は、様々な掲載サイトに掲載させていただいております。（掲載サイトの皆さん、いつもありがとうございます）


しかし、当然ながら、各掲載サイトは、運営側のオペレーションが全く違います。

例えば、全てメールでのやりとりを求められるケースもあれば、掲載サイトが用意するチャットを使うことを求められるケースもあります。

また、キャンセル料を自動計算してくれるサイトもあれば、全て手入力を求められるサイトもあります。

ご利用者様からの口コミへの対応方法も、サイトによって様々です。


このようなビジネスですから、普通にやっていると、スタッフの中でも、大御所（！）の頭に全て入って、子分達は見よう見まねで覚えることになります。

そうすると、子分達が一人前になるのに、相当な時間がかかります。


ふれあい貸し会議室運営スタッフの間では、

「自分の頭の中だけに情報を入れていることは恥だと思え！」

という文化が根付いています。

従って、「全て」の手順が、マニュアル化されています。（最初に担当になる方は、そのマニュアル量に圧倒されます。　苦笑）


でも、そうすることにより、品質が均一化され、コスト削減につながるのです。


そういえば、ふれあい貸し会議室運営スタッフの間で、もう一つ、根付いている文化がありました。

それは、

「全てマニュアルやネットで調べて、どうしても分からなくならない限りは、周りに聞くな」

です。

従って、事務所の中での業務自体についての会話は少なく、むしろ雑談とかが多い気がします。笑



２．運営業務をシステム化

ふれあい貸し会議室では、運営業務のかなりの部分を、システム化しています。


これは、企業秘密の部分が多くあまり公表できないのですが、例えば、メールでのやりとりが求められる掲載サイトのご利用者様の場合、その問い合わせ内容に対して、自動的に返信文面のテンプレートを用意する　等をやっています。


ふれあい貸し会議室へ問い合わせいただくと、非常に返信が早いといつも驚かれますが、裏にはこのようなシステム等の積み重ねがあります。



３．情報を一元管理

他社様の業務等を少し手伝わせていただくと、情報の管理ができていないことに気付きます。


「最新の注文書、探したんだけど見つからないので、再度送付してもらえないですか？」といった依頼もよく受けます。

ふれあい貸し会議室運営スタッフでは、このようなことは絶対にしないです。


どこに、どの資料が置いてあるか、上記１．のマニュアルに記載がありますし、資料等も徹底して管理されています。（自分のローカルパソコンだけに資料を置いておいたりすると、怒られます。苦笑）


例えば、各会議室の情報についてですが、各会議室の管理情報（例えば椅子が何脚あり、どのような椅子か）は、一つのスプレッドシートに纏められており、その管理項目は数百にも及びます。

全て、設営時（営業開始時）に最新化されることになっており、そのシートを見れば、現地に行かなくても、お客様と適切なやりとりができるようになります。


【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その１】無人運営の「仕組み」作りでも記載しましたが、運営スタッフが必ず見る資料には、４０以上のスプレッドシートが入っています。そこに様々な情報を一元管理することにより、効率的に、低コストでの運営を実現しています。



４．徹底的に生産性を上げる業務環境

ふれあい貸し会議室運営スタッフは、お客様の個人情報を扱うこともあり、また生産性を上げるためにも、基本的にオフィス勤務しています。

今どき、リモートワークだろ！という声も聞こえてきそうですが、生産性を上げるためには、やはり一緒の空間にいることは重要だと我々は思っています。（これには賛否両論あると思っていますし、それぞれ主張があっていいと思います）


その上で、業務環境には、生産性を上げるために、徹底的に快適な環境を整えています。

例えば、椅子等は、各スタッフ好みが違うため、金額上限無しに、そのスタッフが望む椅子が支給されます。10万円以上する椅子を使っている人もいます。高級なゲーミングチェアを使っている人もいます。

また、パソコンも、ほぼ最高スペックのものが支給されます。（50万円ぐらいするパソコンを使っているスタッフもいます）


更に、モニター等も欲しいだけ支給されます。フルHD 6枚分の外付けモニターを使いこなしているスタッフもいます。（事務所を見渡すと、モニターだらけです　苦笑）

少し話題がそれている気がしますが（苦笑）、生産性を上げてコストを下げるために、このようなことをやっています。

（同じ空間にいるのに、モニターのせいで、直接顔が見えず、zoom越しでなぜかスタッフの顔を見ている　なんてこともあります・・・）



５．ITツールの徹底活用

Slack文化の浸透のために重要なルールとは　等でも記述しましたが、生産性向上＆コスト削減を図るために、各種ITツールを徹底活用しています。

その代表的なのが、Slack等ですね。（実は現在slackから別のツールに乗り換えて評価中ですが、いつかご紹介できたらしますね）


あとは、GAS (Google Apps Script) 等も使いまくっています。これ無しでは業務回らないですね。

他にも様々なITツールを使ったり、自分達で作ったりしています。新しいITツールが出たら、すぐ試して皆で評価する、等もしています。

ITツールを使いまくっている分、声での会話は少なく、相対的に声での会話は雑談が多いかもしれません。（まぁツール内でも、趣味等を呟いている人は多いですが）




いかがでしたでしょうか。

上記のようなことをすることにより、200部屋以上の貸し会議室を、驚くほど少ない人数で運営しています。

夜遅くまで働いているかといえば、そんなこともなく、18時過ぎには、大体帰宅する人が多いです。

（ちょうど、この記事を18時ぐらいに書いていますが、皆帰り支度をしています　笑　　もちろん、夜間対応スタッフ等は18時以降もその対応をしております。）


「本当に管理できているの？」と思ったあなた、せっかくの機会ですので、定期利用/大型予約のお問い合わせで質問を投げかけてください。きっと反応早いと思います。笑　（もちろん、ただ連絡するのではなく、定期利用もしくは大型予約を検討するタイミングでお願いしますね）



今後ともふれあい貸し会議室をよろしくお願い致します！