【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その６】会議室の初期設営における生産性向上とコスト削減

前回、設営について、貸し会議室の初期設営は内装業者様がやるようなことも含め、全て自社スタッフで実施させていただいている旨、記載させていただきました。

今回はその続編です。


では、いきなりですが質問です。


「ふれあい貸し会議室（直営）は、設営に何日かけているでしょうか？」





答えは、「50人規模未満は1日、50人規模以上は2日」です。



貸し会議室の設営コスト　についても、ふれあい貸し会議室は、圧倒的に他よりも安くやっていると思いますし、そのおかげで大変お手頃な値段で提供できています。


「貸し会議室なんて、机と椅子並べておしまいだから、そんなもんじゃないの？」と思われた方。

【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その５】会議室の初期設営を自社でほぼ全て実施でもお伝えしましたが、結構大変なんです。


おそらく同業他社は、同じ作業に１０日以上かけていることも多いようです。


また、設営作業を外注するケースも多いので、外注費も結構かかったりします。



それでは、なぜそれだけ短く、効率的にできるのでしょうか。


その理由が以下です。（他にもあると思いますが）



１．全てインターネットで発注

インターネットのおかげで、一度自社に在庫することなく、設営日指定で、現地に全て送ることができるようになりました。

インターネットが無かったら、絶対無理だったと思います。

設営日は、業者様がひっきりなしに荷物を運んできます。すごい量です。笑



２．設営手順を全てマニュアル化

ふれあい貸し会議室では、【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その６】運営コストの徹底削減でも記載しましたが、とにかくマニュアル化する文化があります。

設営手順も例外なく、「全て」マニュアル化されています。

おそらく初めて見ると、びっくりする内容なのではないかと思います。ドリル穴の寸法、ネジ一本の寸法、テプラを貼る位置、各備品の弱点を補うための対応手順まで決まっています。


一度設営作業をしてみると分かりますが、開始当初「なんだすぐ終わりそう！」と思ったりします。

しかし、例えばテプラ貼り等、細部までしっかりと準備やると、すごい時間がかかり、不足している備品等の発注をすることになったりし、その結果当初の計画よりも大幅に時間がかかるパターンが多いです。

マニュアルに全ての項目が記載されているので、全体量が把握でき、設営開始時から、猛烈に皆作業します。（最近は皆手順を分かっているので、黙々と雑談しながらやっています　苦笑）

事前にそのマニュアルを読み込むことにより、均一品質で効率的に作業が出来ています。



３．作業順番を事前に取り決め

上記２．にも関係するのですが、作業順番もかなり重要です。

最初からPOP貼ったりしても、大抵貼りなおすことになったり、二度手間が発生します。

最初に絶対に届かないといけない機材を定義し、その開梱・開始をできるだけ早く事前調整することにより、非常に効率的に作業することが出来、素早く低コストの設営を実現しています。



４．備品を特価で仕入れ

数多くの貸し会議室をオープンしていることもあり、机・椅子を始め、各備品の発注先も我々のことをよく分かっており、各備品を特別価格で売ってくださいます。

数多くの会議室を手掛けていることによる、スケールメリットの一つかと思います。



５．メンテナンススタッフを含め大勢のスタッフが設営作業に参加

設営作業は、大人数で短期集中型でやるのが一番効率的です。

【ふれあい貸し会議室は、なぜ安い！？その４】現地作業スタッフの心意気と生産性向上でも記載しましたが、我々はメンテナンススタッフを「現地管理者」と位置付けており、各メンテナンススタッフも、ただ清掃をするだけではなく、様々なことに柔軟に対応できるよう、多めに報酬を出していますし、意識を持っていただいております。


そのため、設営作業が発生する際、設営メンバーを募集すると、非常に多くのメンバーが集まります。
（メンテナンススタッフは、累計で100名以上います。メンテナンススタッフを卒業された方でも手伝ってくださることがあります）

先日も大型の会議室をオープンしましたが、総勢7名（社員4名、メンテナンススタッフ3名）で2日で一気に設営作業を終わらせました。

2020年末ぐらいまでは、「設営は１日で全て終わらす！」という取り決めをしており、少ないスタッフで対応しておりましたが、深夜を通り越して早朝まで設営に時間がかかることもありました（苦笑）。

さすがにやりすぎ、ということで、最近はできるだけ大勢のスタッフを集めて、短期集中で仕上げております。（といっても、先日は終電間際までかかりましたが・・・）




いかがでしたでしょうか。

これからも、ふれあい貸し会議室では、できるだけ設営の生産性を向上し、設営コストを減らして、お手頃な価格で貸し会議室・スペースをご提供できるよう尽力していきたいと思います。


今後ともふれあい貸し会議室をよろしくお願い致します。